Billiga inköp – dyrköpt läxa

2019-11-06

jth

Att som ingenjör forska om inköp kan vara frustrerande av många orsaker. Först och främst då en ”lyckad upphandling” oftast bedöms utifrån styckpris, utan hänsyn till totalkostnad, leveranstider, miljöpåverkan av transporter, om det som köps in med lätthet kan användas i produktion eller ens förmågan att uppfylla kundkrav. Det mantra som inköparna itutas är att ”varje sparad inköpskrona är en vinstkrona” – men är det verkligen så?

Ta till exempel upphandlingen av landstingens varuförsörjning – ett avtal som tillföll Apotekstjänst tack vare att de var 14 miljoner billigare per år än den tidigare leverantören (källa Dagens medicin). Som de flesta vet har Apotekstjänst hamnat i blickfånget de senaste veckorna på grund av den materialkris som har drabbat regionerna Uppsala, Västmanland, Örebro, Dalarna och Sörmland sedan de bytt till Apotekstjänst som leverantör den 1 oktober. Företaget har inte kunnat leverera det sjukvårdsmaterial som sjukhusen behöver, vilket orsakat kaos i de drabbade regionerna med ett hundratal inställda operationer som följd. Visst, många sparade inköpskronor, men till vilket pris?

Denna upphandling följde Lagen om offentlig upphandling (LoU) som har tillkommit för att undvika att skattemedel slösas, vilket i sig är en fin tanke – men, vad säger då lagen?

16 kapitlet: Utvärdering av anbud och tilldelning av kontrakt

1 §   En upphandlande myndighet ska tilldela den leverantör ett kontrakt vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga för myndigheten. Vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet ska utvärderas på någon av följande grunder:
   1. bästa förhållandet mellan pris och kvalitet,
   2. kostnad, eller
   3. pris.

Att välja leverantörer baserat på pris, kostnad eller pris är något jag brukar raljera om när jag undervisar i inköp och faktiskt helt befängt! För att vara rättvis klargör lagen i senare paragrafer att myndigheter får [inte måste] utvärdera anbud utifrån livscykelkostnader och att myndigheten ska förkasta anbud om en leverantör lämnat ett onormalt lågt anbud. Men om den senare paragrafen inte ens aktiveras när en ny aktör lämnar ett anbud som ligger 23% under konkurrentens, när appliceras den?

Mitt förslag är att all upphandling ska ta lärdom från grundläggande kunskap inom produktionsstrategier – val av leverantör görs i två steg.

Definiera en eller flera ”Orderkvalificerare” – de kriterier som måste uppfyllas för att kunna övervägas som leverantör. I fallet ovan hade lämpliga ordervinnare varit materialtillgänglighet, leveransprecision och kvalitet. Från mängden av alla möjliga leverantörer urskiljs då de leverantörer som faktiskt kan leverera det vi efterfrågar.
Definiera en ”Ordervinnare” – det kriterium som ska användas för att fälla avgörandet vilken leverantör som väljs. I detta steg är det helt okej att välja kostnad (men aldrig pris) som kriterium, eftersom vilken leverantör som än blir vald kommer kunna uppfylla kraven.

Min önskan är också att inköpare, istället för att mätas på ”sparad inköpskrona” kan ses om en strategisk funktion med stor potential att öka företags konkurrenskraft och myndigheters kostnadseffektivitet genom att gå över till mantrat ”Man får vad man betalar för”!

Se även artiklar på ämnet i .t.ex DI (https://www.di.se/ledare/for-stor-frihet-i-lagen-om-upphandling/)